Configuración Inicial

Configuraciones necesarias para usar el módulo de facturación, incluyendo datos de la empresa, impuestos, secuenciales y formatos de impresión.

  1. Datos de la Empresa: Configuración de los datos fiscales de la empresa (RIF, dirección, teléfono, etc.).

  2. Impuestos y Tasas: Configuración de impuestos (IVA, ISLR) y tasas de cambio BCV.

  3. Secuenciales y Series: Definición de series y secuenciales para facturas, notas de crédito y notas de débito.

  4. Formatos de Impresión: Personalización de los formatos de impresión de facturas (campos visibles, logos, pies de página).

Datos de la Empresa

La configuración de los datos de la empresa es un paso fundamental antes de comenzar a emitir facturas. Estos datos no solo son necesarios para el correcto funcionamiento del sistema, sino que también son obligatorios según las normativas del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). A continuación, se detallan los datos que deben configurarse:

  1. Número de documento / RIF (Registro de Información Fiscal):

    • Número único asignado por el SENIAT que identifica a la empresa ante el fisco. Es obligatorio incluirlo en todos los documentos fiscales.

    • Formato: El RIF debe seguir el formato establecido por el SENIAT (ej: J-123456789-0 para personas jurídicas, V-123456789 para personas naturales).

  2. Nombre o Razón Social:

    • Nombre legal de la empresa tal como está registrado ante el SENIAT. Este nombre aparecerá en las facturas y debe coincidir exactamente con el registrado.

  3. Dirección Fiscal:

    • Dirección legal de la empresa, la cual debe coincidir con la registrada ante el SENIAT. Incluye detalles como calle, avenida, urbanización, ciudad y estado.

  4. Teléfono y Correo Electrónico:

    • Datos de contacto de la empresa, que pueden ser incluidos en las facturas para facilitar la comunicación con los clientes. Aunque no son obligatorios según el SENIAT, son altamente recomendables.

  5. Actividad Económica:

    • Descripción de la actividad económica principal de la empresa, la cual debe estar alineada con el registro ante el SENIAT.

Formato Forma Libre y Gestión con el Proveedor de Imprenta

En este momento, el sistema solo permite la emisión de facturas impresas a través del formato forma libre. Esto significa que la empresa debe gestionar con un proveedor de imprenta un formato personalizado que cumpla con los reglamentos establecidos por el SENIAT para este tipo de formato. Los datos de la empresa configurados en el sistema serán utilizados para completar automáticamente los campos correspondientes en el formato forma libre.

Configuración en el Sistema
Organización > Empresas y Usuarios> Empresas

Los Datos de la Empresa se configuran inicialmente y se guardan en el sistema dentro del Grupo Organización, ubicado en el Módulo de Empresas y Usuarios. Este módulo permite gestionar la información de todas las empresas que operan dentro del sistema, ya sean empresas principales o sucursales.

  1. Facturación Independiente vs. Dependiente:

    • Facturación Independiente: Cuando una empresa opera de manera autónoma y emite sus propias facturas, se configura como independiente. En este caso, la empresa tiene su propia secuencia de números de control.

    • Facturación Dependiente: Cuando una empresa es una sucursal o filial de una empresa principal, se configura como dependiente. En este caso, las facturas emitidas por la sucursal están vinculadas a la empresa principal, y se utiliza un sufijo de texto para identificar las secuencias en los números de control.

  2. Sufijos de Texto:

    • Para empresas con facturación dependiente, el sistema permite asignar un sufijo de texto que se agrega al número de control de las facturas y otros documentos fiscales. Este sufijo ayuda a diferenciar las facturas emitidas por diferentes sucursales o puntos de venta.

    • Ejemplo: Si la empresa principal tiene dos sucursales, se pueden asignar los siguientes sufijos:

      • Sufijo A: Para la primera sucursal.

      • Sufijo B: Para la segunda sucursal.

Para editar la información de la empresa debes hacer click en el botón de acciones image.png y acceder a modificar la información general de la empresa.

image.png

image.png

Impuestos y Tasas

En esta sección, explicaremos cómo configurar los impuestos (como el IVA, ISLR e IGTF) y las tasas de cambio BCV en el sistema, siguiendo las regulaciones establecidas por el SENIAT para la facturación en Venezuela. Además, detallaremos cómo estos elementos impactan en la emisión de facturas y cómo el sistema facilita su manejo de acuerdo con las normativas vigentes.

1. Configuración de Impuestos

El sistema permite configurar y gestionar los impuestos que se aplican a los productos o a la facturación en general. Estos impuestos pueden ser creados y aplicados de forma selectiva, cumpliendo con las regulaciones del SENIAT. A continuación, detallamos los aspectos clave:

1.1. Tipos de Impuestos Configurables

En la sección de Inventario / Configuración, la empresa puede crear y configurar los impuestos que necesite aplicar. Los impuestos más comunes son:

  1. IVA (Impuesto al Valor Agregado):

    • Tasa general: 16% (aplicable a la mayoría de los bienes y servicios).

    • Tasa reducida: 8% (aplicable a algunos productos de primera necesidad).

    • Exentos: Productos o servicios que no generan IVA (por ejemplo, medicinas o alimentos básicos).

  2. ISLR (Impuesto sobre la Renta):

    • Aplicable a ciertas transacciones o servicios profesionales.

    • La tasa varía según el tipo de ingreso y la actividad económica.

  3. IGTF (Impuesto sobre Grandes Transacciones Financieras):

    • Tasa: 3% (aplicable a transacciones en divisas o montos elevados en moneda nacional).

  4. Otros impuestos:

    • La empresa puede crear impuestos adicionales según sus necesidades (por ejemplo, impuestos municipales o tasas especiales).

image.png

1.2. Aplicación de Impuestos

Los impuestos configurados pueden aplicarse de la siguiente manera:

  1. Aplicación por producto:

    • Cada producto puede tener asignado uno o más impuestos (por ejemplo, IVA del 16% o exento).

    • El sistema calcula automáticamente el impuesto al agregar el producto a la factura.

  2. Aplicación a la factura:

    • Algunos impuestos (como el IGTF) se aplican directamente a la factura, dependiendo del método de pago o el monto total.

  3. Impacto en la totalización:

    • Los impuestos se suman al subtotal de la factura, generando el total a pagar.

    • El sistema desglosa los impuestos en la factura para cumplir con los requisitos del SENIAT.

1.3. Requisitos del SENIAT para la aplicación de impuestos

Según las normativas del SENIAT, los impuestos deben cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Desglose de impuestos:

    • La factura debe mostrar claramente el monto de cada impuesto aplicado (por ejemplo, IVA, ISLR, IGTF).

  2. Productos exentos o con tasa reducida:

    • Los productos exentos o con tasa reducida de IVA deben estar claramente identificados en la factura.

  3. Base imponible:

    • La base imponible (monto sobre el cual se calcula el impuesto) debe estar correctamente calculada y desglosada.

2. Configuración de Tasas de Cambio BCV

El sistema cuenta con una integración a través de API con la plataforma del Banco Central de Venezuela (BCV), lo que permite actualizar automáticamente las tasas de cambio diariamente. Esto es fundamental para facturar en divisas o en bolívares con referencia al dólar.

2.1. Actualización Automática de Tasas de Cambio
2.2. Selección de la Tasa de Cambio al Emitir Facturas
2.3. Requisitos del SENIAT para Tasas de Cambio

Según las normativas del SENIAT, las facturas que involucren divisas deben cumplir con los siguientes requisitos:

  1. Tasa de cambio oficial:

    • La factura debe utilizar la tasa de cambio BCV del día de emisión.

  2. Conversión a bolívares:

    • Si la factura se emite en divisas, el sistema debe convertir los montos a bolívares utilizando la tasa de cambio BCV.

  3. Desglose de montos:

    • La factura debe mostrar tanto el monto en divisas como su equivalente en bolívares.

3. Ejemplo de Configuración y Aplicación

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se configuran y aplican los impuestos y tasas de cambio en el sistema:

3.1. Configuración de Impuestos

  1. Crear un impuesto:

    • Nombre: IVA 16%.

    • Tasa: 16%.

    • Aplicación: Por producto.

  2. Asignar impuesto a un producto:

    • Producto: Producto A.

    • Impuesto: IVA 16%.

  3. Aplicar impuesto a la factura:

    • Al agregar el Producto A a la factura, el sistema calcula automáticamente el IVA y lo suma al total.

3.2. Configuración de Tasas de Cambio

Para monitorear y configurar manualmente las tasas de cambio en el sistema se accede a través de Organización / Empresas y Usuarios / Configuración / Monedas

image.png

  1. Actualización automática:

    • El sistema obtiene la tasa de cambio BCV del día. Ejemplo: 1 USD = 25,00 VES.

    • Se guarda el historial de Tasas de Cambio actualizadas y asociadas a documentos fiscales

image.png


Secuenciales y Series

En esta sección, explicaremos cómo funcionan los secuenciales (o ID de factura) en el módulo de facturación para la empresa principal. Este número es clave para identificar cada factura de manera única y mantener el orden en la emisión de documentos. Aquí te guiaremos paso a paso para que puedas manejarlo sin complicaciones.

1. ¿Qué es el ID de factura (secuencial)?

El ID de factura es un número único y consecutivo que el sistema asigna automáticamente a cada factura que emites también es conocido como Secuencial. Este número cumple las siguientes funciones:

En el sistema, los secuenciales y series se manejan de la siguiente manera:

2. ¿Cómo se usan los secuenciales en el sistema?

El sistema está diseñado para manejar los secuenciales y series de manera automática, pero es importante que conozcas cómo funciona para evitar errores. Aquí te explicamos el proceso:

  1. El sistema asigna el secuencial automáticamente:

    • Cada vez que emites un documento fiscal, el sistema toma el último número utilizado y le suma 1.
      Ejemplo: Si la última factura fue 000000015, la siguiente será 000000016.

  2. Uso de sufijos para empresas independientes:

    • Si emites un documento para una empresa independiente, el sistema añade automáticamente el sufijo correspondiente (por ejemplo, -A).
      Ejemplo: 000000015-A.

  3. Múltiples puntos de emisión:

    • Si trabajas con varias sucursales o cajas, cada una tendrá su propio rango de secuenciales.
      Ejemplo:

      • Sucursal 1: 000000010-A

      • Sucursal 2: 000000005-B

  4. Aplicación a todos los documentos fiscales:

    • Esta lógica de secuenciales y series se aplica a todos los documentos fiscales emitidos desde el sistema, como:

      • Facturas.

      • Notas de crédito.

      • Comprobantes de retención.

      • Guías de remisión.

      • Otros documentos autorizados.

3. ¿Qué debes tener en cuenta al usar secuenciales?

Para evitar problemas, sigue estas recomendaciones:

  1. No repitas secuenciales:

    • El sistema no te permitirá emitir una factura con un número ya utilizado. Si intentas hacerlo, te mostrará un error.

  2. No saltes secuenciales:

    • Los números deben ser consecutivos. Si por alguna razón se salta un número (por ejemplo, al anular una factura), asegúrate de documentar el motivo.

  3. Verifica el último secuencial:

    • Antes de emitir una factura, revisa el último número utilizado para asegurarte de que todo esté en orden. Puedes hacerlo en la sección de Facturación / Facturas del sistema.

Recuerda que debes verificar que las Facturas impresas mantengan la secuencia, es decir muestren exactamente el mismo numero de factura que corresponda en Sistema.

4. Ejemplos prácticos

  1. Emisión de una factura:

    • Última factura emitida: 000000015.

    • Nueva factura: El sistema genera automáticamente 000000016.

  2. Anulación de una factura:

    • Si anulas la factura 000000016, el sistema no permitirá reutilizar ese número. La siguiente factura será 000000017.

  3. Trabajo con múltiples sucursales:

    • Sucursal 1: Última factura emitida: 000000010.
      Nueva factura: 000000011-A.

    • Sucursal 2: Última factura emitida: 000000005.
      Nueva factura: 000000006-B.

5. ¿Qué hacer si hay un error con los secuenciales?

A veces pueden surgir problemas, pero aquí te decimos cómo solucionarlos:

  1. Secuencial repetido:

    • Causa: Alguien intentó emitir una factura manualmente o hubo un error en el sistema.

    • Solución: Verifica el último secuencial utilizado y continúa con el siguiente número.

  2. Salto en los secuenciales:

    • Causa: Se anuló o eliminó una factura.

    • Solución: Documenta el motivo del salto y continúa con la numeración correcta.

En caso de cualquier alteración en la secuencia en los números de factura debe reportarlo de inmediato al Equipo de Soporte

6. Recomendaciones finales

Formatos de Impresión

En esta sección, explicaremos en detalle cómo funciona el formato forma libre en Venezuela y cómo el sistema permite adaptar la factura impresa a los campos que el usuario desee. Además, detallaremos los campos que se pueden seleccionar o deseleccionar, así como las opciones de ordenamiento de la información.

1. ¿Qué es el formato forma libre?

El formato forma libre es un tipo de factura preimpresa que las empresas en Venezuela adquieren para emitir sus documentos fiscales. Este formato es personalizable y debe cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT (Según las Providencias 102 y 121). A diferencia de los formatos estándar, el formato forma libre permite a las empresas diseñar sus facturas con los campos, logos y detalles que requieran, siempre y cuando se incluyan los datos obligatorios exigidos por la ley.

En el sistema, el formato forma libre se utiliza para imprimir las facturas, y lo único que el sistema permite es adaptar la factura impresa a los campos que el usuario desee que aparezcan. Es decir, el usuario puede seleccionar qué campos se imprimen y en qué orden, pero el diseño físico del formato (papel preimpreso) debe gestionarse con un proveedor de imprenta.

2. ¿Cómo adaptar la factura impresa en el sistema?

El sistema permite personalizar la factura impresa seleccionando o deseleccionando los campos que el usuario desee que aparezcan. A continuación, detallamos el listado de campos disponibles y cómo se pueden organizar:

2.1. Campos disponibles para la impresión

El sistema ofrece los siguientes campos, que pueden seleccionarse o deseleccionarse según las necesidades del usuario:

  1. Datos del producto:

    • Nombre del producto.

    • Código del producto.

    • Cantidad.

    • Precio unitario.

    • Precio total.

  2. Subtotalización completa:

    • Subtotal.

    • Descuento en productos.

    • Descuento general.

    • Descuento por cupones.

    • Monto exento.

    • Base imponible.

    • IVA.

    • Impuestos adicionales (si aplica).

    • Total a pagar.

  3. Cuadros de texto:

    • Número de factura.

    • Información de pago.

    • Tasa de cambio utilizada (en caso de transacciones en divisas).

    • Métodos de pago personalizados de la empresa.

2.2. Opciones de ordenamiento

El sistema también permite organizar la información de la factura en distintos órdenes, según las preferencias del usuario. Las opciones de ordenamiento incluyen:

  1. Orden por nombre del producto:

    • Los productos se listan alfabéticamente por su nombre.

  2. Orden por código del producto:

    • Los productos se listan según su código interno.

  3. Orden por cantidad:

    • Los productos se listan según la cantidad vendida.

  4. Orden por precio:

    • Los productos se listan según su precio unitario.

  5. Orden por descuentos aplicados:

    • Los productos se listan según los descuentos aplicados.

  6. Orden por subtotal de producto:

    • Los productos se listan según el subtotal de cada uno.
3. Requisitos del SENIAT para el formato forma libre

Según las Providencias 102 y 121, el formato forma libre debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

  1. Datos obligatorios:

    • Número de factura (secuencial).

    • Fecha de emisión.

    • Datos del contribuyente (nombre, RIF, dirección).

    • Datos del cliente (nombre, RIF o cédula, dirección).

    • Descripción de los bienes o servicios.

    • Montos (subtotal, impuestos, total).

    • Impuestos desglosados (IVA, si aplica).

  2. Formato y diseño:

    • El formato debe ser claro y legible.

    • Puede incluir el logo de la empresa (opcional, pero recomendado).

    • Puede incluir un pie de página con información adicional (opcional).

  3. Cumplimiento con sistemas informáticos:

    • El formato debe ser compatible con el sistema de facturación utilizado.

    • Debe permitir la impresión de facturas en papel o en formato digital, según lo requiera el SENIAT.

4. Pasos para personalizar la factura impresa

Una vez haya sido emitida la factura haz click en el botón image.png y te aplacerá un listado para seleccionar los campos que deseas se incluyan en el formato de impresión.

  1. Seleccionar los campos visibles:

    • En el sistema, elige los campos que deseas que aparezcan en la factura impresa.
      Ejemplo: Nombre del producto, cantidad, precio unitario, IVA, total a pagar, etc.

  2. Ordenar la información:

    • Selecciona el orden en que deseas que se listen los productos (por nombre, código, cantidad, etc.).

  3. Configurar cuadros de texto:

    • Añade información adicional, como métodos de pago personalizados o la tasa de cambio utilizada.

  4. Imprimir la factura:

    • Una vez configurados los campos y el orden, imprime la factura en el formato forma libre preimpreso.