Emisión de Notas de Débito

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Esta sección centraliza y facilita la gestión de notas de débitos emitidas a clientes, permitiendo un control preciso y eficiente de las correcciones y ajustes en las facturas. Los usuarios pueden:

• Listar: Visualizar todas las notas de débitos, con opciones de filtrado y ordenamiento por fecha, cliente, número de nota, monto, etc.
• Gestionar: Acceder a detalles completos de cada nota de débitos, incluyendo la posibilidad de descargar, imprimir, enviar por correo electrónico y registrar su aplicación a facturas pendientes.
• Buscar: Encontrar rápidamente notas de débitos específicas mediante criterios de búsqueda como número de nota, nombre del cliente o rango de fechas.
• Generar reportes: Obtener informes detallados sobre el estado de las notas de débitos, saldos pendientes y otros datos relevantes para el control financiero.
  

Esta sección es fundamental para cualquier empresa que necesite mantener un registro organizado y preciso de las notas de débitos, asegurando la transparencia en las transacciones con los clientes y facilitando la conciliación de cuentas.

1. Consultas y filtros

En esta vista de Consulta encontrarás

1. Filtros para búsquedas.

• Filtro disponibles:
  • Filtro "Abierto" el cual buscará coincidencia en varios campos de información dentro del listado de Notas.
  • Selector de "Cliente" es un filtro inteligente que a medida que escribas una letra te traerá lo que tenga coincidencia indicándote si es o no cliente.
  • El selectores de Canal es un filtros que se configuraron para clasificar a los Clientes, al seleccionar uno o varios, el listado te mostrará resultado según coincidencia.
  • Filtro "Vendedor" para filtrar según esta información el listado.
  • El filtro de "Estatus" básicamente es para identificar en qué proceso (Iniciada, En Revisión, Aplicado, Anulado) se tiene la gestión que se realiza sobre las Notas de Débito.
  • El filtro de "Estatus de Pago" básicamente es para identificar en qué proceso (Pendiente, Pagada, Pagada Parcial, Incobrable por Administración, Incobrable por Vendedor, Incobrable por Cliente, Incobrable por Supervisor) se tiene la gestión de pago que se realiza sobre las Notas de Débito.
    
  • Los filtros de fechas es para ubicar en un período de emisión de las Notas.

• Combinación de Filtros:
  • Puedes aplicar uno o varios filtros simultáneamente para refinar las búsquedas. Esto permite encontrar registros que cumplan con múltiples criterios.

Presionar el ícono  para aplicar los parámetros de los filtros de búsqueda, al resultado que veremos en la tabla tipo lista.

Presionar el ícono  para limpiar los filtros aplicados.

2. Listado en formato tabla, con información general de Notas.

Podrás observar un resumen de las notas, destacando algunos campos como la factura relacionada, fecha de emisión de la nota, Cliente, Estatus de la Nota y del Pago.

Hay que destacar las acciones disponibles que hay sobre los distintas Notas:

• El ícono "Descargar" te permitirá ver si editar la información de la Nota.
• El ícono "Lápiz" te permitirá editar la información de la Nota.

2. Crear / Editar

Completa todos los campos requeridos para crear o editar una Nota.

• Fecha de emisión (Campo ya definido por la fecha actual)
• Cliente y Sucursal (Seleccione o identifique al cliente al cual se le genera una nota de débito).
• Estatus (Esto es un listado que por defecto comienza por INICIADO), los distintos estatus que maneja son:

• Estatus de Pago (Esto es un listado que por defecto comienza en Pendiente), los distintos estatus que maneja son:

• Factura (Seleccione una factura que corresponde al cliente previamente seleccionado).
• Aplicación: Deberás seleccionar uno de los aplicativos de ND, los cuales se describen a continuación y se podrán configurar en la sección de Configuración del Módulo:

Error en Facturación:

A partir de esta selección, más abajo en la pantalla, se debe indicar el o los productos, especificando las cantidades para auto calcular el total de la ND.  Primeramente, se carga los productos de la factura original:

Si el error es por cantidades adicionales podrá hacerlo en el mismo listado, sino podrás incorporar nuevos productos desde la opción "SELECCIONAR" lo que abrirá una nueva modal desde donde podrá seleccionar los productos (podrás filtrar en sus distintos campos de información).

Finalmente, en la ventana previa, podrá indicar cantidad y seleccionar la lista de precios correspondiente.

Esta Nota de Débito genera un documento de Entrega que luego tendrá que revisarlo y procesarlo el Dpto. de Logística.

Por Ajuste de Precio:

Se deberá seleccionar este Aplicativo, para luego indicar en un procedimiento semejante al anteriormente descrito, el o los nuevos precios de los productos, la nueva lista de precios debe existir, porque el ajuste se da a partir de esta selección.

Por Ajuste de Diferencial Cambiario:

Se deberá seleccionar este Aplicativo, para luego indicar el monto proveniente o que se genera al pagar una factura mucho tiempo después de su fecha de emisión y si las tasas de cambios varia en ese período.

Estas Notas de Débito sólo hace ajuste en el EDC de los cliente en Bs.

Por Concepto:

Se deberá seleccionar este Aplicativo y luego seleccionar Concepto o Motivo, para luego indicar el monto.

Estas ND son básicamente para crear un saldo adicional a la factura del cliente.

Al finalizar los agregados o cambios deberás presionar el botón "CREAR" o "GUARDAR" (lo que corresponda) para que los datos sean almacenados de forma correcta. De no hacerlo perderás toda la información.

3. Exportar

De muchas formas vas a poder obtener información de las notas, exportar a un archivo de Excel toda la información que se tiene almacenada, con o sin detalle de productos.

4. Casos Especial de ND AUTOMÁTICAS

A través del proceso de conciliación un abono, este es aprobado, el sistema automáticamente detecta y notifica la creación la de las ND por diferenciar cambiario, en este momento sucede un pago adicional en Bs, más no es así en $. Entonces, el sistema le notificación al usuario dicha creación, la cual el usuario podrá crear o no en ese momento, indicando así que la misma es por Diferencial Cambiario.

Luego de seleccionar el motivo y dejar una observación, esta ND se creará y queda saldada en su base imponible, esto es, PARCIALMENTE PAGA, puesto que el cliente debe emitir su retención por el IVA generado o pagar la diferencia por el IVA suscrito.

Si el cliente CANCELA en esta ventana, podrá luego generar esta ND como corresponde.